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議事録の書き方

議事録を書く目的の一つに

「決まったことを確認・共有する」

というものがある。

 

その目的を達成するための書き方について

思うところを書いてみる。

 

 「決まったことを確認・共有する」には
 その通り決まったことを書く。
 保留になったことも場合に応じて書くが、
 決まったこととは見て判別できるように書く。

 
 この目的の議事録を書くときのポイントは
 「できるだけ早く共有させる」ことだと思う。
 時間と共に記憶は薄れていき、
 参加者の間で記憶違いが生まれる可能性もある。 

 
 可能ならば会議中に都度
 「決まったこと」を参加者で共有しながら進め、
 その内容をそのまま落とし込めれば最高だ。
 
 下っ端が議事録を書くことが多いがその場合は
 「少しここまでで決まったことを確認させてください」
 と言えない場合が多いと思うので、
 会議の主導者がこの部分を補助してあげると
 最低限の議事録が早くあがるようになると思う。
 
 理想は会議の最後に
 「これが今日の会議で決まったことです」
 と議事録下書きをプロジェクタかなんかで見せて
 認識合わせ・必要があればその場で修正し
 少し体裁を整えてその日中に関係者に送付できることである。

 

議事録作成に時間を使わない人は

会議中にそれを終えているのだ。

 

そうでありたいな。